Agent Administratif Guichet Unique Associations - Commune de la Ciotat H/F - Communes

Définition : Gérer les réservations de l'outil du Guichet Unique Associations

Activités du poste :

- Réceptionner et traiter les demandes de réservation déposées via le portail en ligne par les associations et les services de la collectivité.
- Gérer les demandes de réservation émanant de tiers (structures externes, partenaires, etc.).
- Vérifier la saisie correcte et complète des demandes dans le logiciel métier.
- Identifier et gérer les conflits ou doublons de réservation.
- Contrôler la complétude administrative des dossiers (assurance, formulaires CERFA, autorisations...).
- Veiller à la transmission des éléments nécessaires à la facturation des occupations.
- Assurer la coordination administrative et réglementaire des manifestations organisées par la Direction, y compris les demandes d'intervention.
- Générer et envoyer les courriers de relance ou de régularisation des réservations.

- Accompagner les utilisateurs (Associations, services municipaux) dans la compréhension et l'utilisation du logiciel de réservation.
- Assurer l'activité de la Régie du Guichet Unique en tant que suppléant
o Tenir la régie de recettes en l'absence du régisseur titulaire
o Contrôler et suivre la production de la facturation des activités

Les missions peuvent évoluer en fonction des besoins du service.

- Rigueur (respect des directives et procédures)
- Excellent relationnel, adaptabilité et diplomatie
- Capacités d'organisation et de planification
- Capacité à l'adaptation au logiciel métier

- Bonne connaissance de l'outil informatique (EXCEL, WORD)
- Maitrise appréciée du logiciel métier GMA
- Connaissance du milieu associatif appréciée

Participer aux évènements de la Direction des Politiques associatives

• Sens du relationnel
• Logiciel de réservation
• Excel
• Word
• Facturation
• Gestion des conflits