Assistant ou Assistante de Direction Cesel - Commune de la Ciotat H/F - Communes

L'assistant(e) de direction assure le secrétariat, l'organisation administrative et le suivi logistique de l'activité du référent du Conseil Économique, Social, Environnemental Local (CESEL).

Il/elle contribue au bon fonctionnement de l'instance en garantissant la préparation, la coordination et le suivi des travaux, réunions et avis produits par le CESEL.
Activités du poste :
1. Secrétariat de direction et assistance administrative
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des courriers et courriels
- Gérer l'agenda du référent CESEL et organiser les rendez-vous
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, comptes rendus, convocations)
- Assurer le suivi des dossiers administratifs liés au CESEL

2. Organisation des instances et réunions du CESEL
- Préparer les réunions (convocations, ordres du jour, dossiers)
- Assurer la logistique des séances (salles, matériels, supports)
- Rédiger et diffuser les comptes rendus et relevés de décisions
- Suivre la mise en oeuvre des avis et contributions du CESEL

3. Suivi administratif et coordination interne
- Centraliser les documents et contributions des membres du CESEL
- Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi
- Assurer le lien administratif avec les services municipaux
- Contribuer au classement et à l'archivage des dossiers

4. Appui à la communication et à la valorisation des travaux
- Participer à la mise en forme de documents de communication (rapports, synthèses)
- Contribuer à la diffusion des travaux du CESEL en interne et en externe
- Appuyer le référent dans la préparation des supports de présentation

CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE
Respect des délais liés aux instances et réunions
Disponibilité ponctuelle en soirée (réunions du CESEL, ateliers participatifs)
Possibles pics d'activité lors des séances du CESEL
Confidentialité des travaux et documents

APTITUDE(S) REQUISE(S) POUR LE POSTE
Savoirs
- Fonctionnement des collectivités territoriales
- Notions sur les instances consultatives (type CESEL, conseils de développement)
- Maîtrise des règles de secrétariat administratif
Savoir-faire
- Rédaction administrative (courriers, comptes rendus, notes)
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, agenda)
- Organisation et gestion de réunions
- Classement, archivage et suivi de dossiers
Savoir-être
- Rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion professionnelle et confidentialité
- Qualités relationnelles
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Esprit d'équipe

FORMATION(S) REQUISE(S)
Formation CAP /BEP en secrétariat, gestion administrative ou assistanat. Ou équivalence professionnelle

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique