Secrétaire de la Direction de Greffe - Cour d'Appel de Saint-Denis 974 H/F - 13

Secrétariat de la direction du greffe : poste profilé, entretien préalable requis

Composition et effectifs du service

1 poste de secrétaire administratif, exercice des fonctions en binôme avec une secrétaire administrative, régisseur titulaire, en charge de la gestion budgétaire et du service centralisateur des frais de justice.

Votre hiérarchie

La direction du greffe.

Vos interlocuteurs métiers

Les magistrats, les agents titulaires du greffe, les agents contractuels, les usagers et les partenaires institutionnels

Organisation de travail :

Cycle horaire hebdomadaire de 38h30 (pointage obligatoire) - Droit à congés sur une année civile pleine réalisée : 25 jours de congés payés + 20 jours de RTT.

Restauration : Une convention avec une cafétéria à proximité donnant accès à des tarifs négociés (plats à emporter)

Accessibilité en transport / Parking : Réseau régional de bus (car jaune) et interne à la ville de St Denis. Conditions de circulation entre les agglomérations difficile (contexte insulaire : embouteillages). Parkings à l'intérieur de l'enceinte de la cour d'appel pour les personnels.La présente fiche de poste concerne une affectation au secrétariat de la direction de greffe de la cour d'appel (création de poste au 01/09/2026). Ce service assiste la directrice de greffe et son adjointe dans la gestion administrative des fonctionnaires et agents contractuels de la cour d'appel de Saint-Denis et de la chambre d'appel de Mamoudzou; Le/la secrétaire administratif (ve) est affecté (e) à temps plein à ce secrétariat.

1- Secrétariat de la direction du greffe :
- accueil et renseignement des différents interlocuteurs
- gestion de l'accueil téléphonique
- gestion des boites mails structurelles (secrétariat et recrutement)
- gestion du courrier de la direction du greffe
- gestion de l'agenda de la direction du greffe
- préparation des réunions et rédaction des comptes rendus (réunion de service, assemblée générale, ...)
- élaboration de notes, courriers et documents administratifs
- élaboration des bordereaux de versement et de destruction des archives de la juridiction en lien avec les services
- prise en charge des aspects logistiques des réunions et des évènements en lien avec les chefs de cabinet et les secrétariats des cheffes de cour (invitations, réservation de salles, organisation des moments de convivialité, ...)
- collationnement et établissement des statistiques et tableaux de bord des services
- diffusion d'informations générales et communications diverses
- gestion de la réservation des salles et des véhicules de service en lien avec les secrétariats des cheffes de cour et les chauffeurs des cheffes de cour

2- Gestion des ressources humaines (agents titulaires et contractuels)
- préparation de l'accueil des nouveaux arrivants (logistique, informatique, ...) en lien avec la direction de greffe, les secrétariats des cheffes de cour, le service logistique et le service administratif régional
- gestion des situations administratives des agents titulaires et contractuels (mise à jour du dossier Harmonie, communication des informations au pôle RH du service administratif régional, suivi des contrats, ...)
- mise à jour de l'applicatif AJUST pour la cour d'appel et la chambre d'appel
- gestion du suivi des horaires, des absences des agents titulaires et des anomalies dans le logiciel de gestion de temps KELIO
- gestion du planning des visites auprès du médecin de prévention
- gestion des tableaux mensuels des astreintes et des heures supplémentaires des agents titulaires et des vacations des agents réservistes
- gestion annuelle des CET
- communication aux agents titulaires et contractuels des notes relatives aux ressources humaines, aux formations, aux mobilités et aux concours
- suivi avec la direction de greffe des campagnes de mobilités et gestion de la boite mail recrutement (2 campagnes semestrielles et mobilités hors campagne)
- préparation et notification des contrats des vacataires

- préparation des plannings des stagiaires