Offre d'Emploi Assistant Administratif et Technique H/F - Integrale Ingenierie

INTEGRALE est un Bureau d'Etudes Techniques spécialisé en Ingénierie de la conception de tous les types d'ouvrages liés au Bâtiment.
Nous intervenons sur l'ensemble des compétences de l'ingénierie tous corps d'état :
Dans le cadre de son développement ouvre un poste d'Assistant administratif et technique (H/F) à pouvoir au mois de juin.

DESCRIPTION DU POSTE
Vous aurez pour mission principale l'assistanat des chargés d'affaires dans la gestion administrative, technique et financière des projets du pôle Industrie.

ACTIVITES DU POSTE
1. Secrétariat
- Relecture, transcription, frappe et mise en page de compte-rendu, de Visas sur documents d'EXE, d'Avis sur Devis,
- Diffusion et envoi des documents avec bordereaux de remise,
- Classement et archivage des documents informations et fonds documentaires des projets,
- Mise en page conforme à la charte graphique.

2. Assistanat technique aux chargés d'affaires
- Prise en charge du suivi concessionnaires des nouvelles opérations :
o Recenser les réseaux occupés par les différents concessionnaires,
o Rechercher la ou les parcelles, obtenir les informations cadastrales et valider l'emprise du chantier,
o Gérer les déclarations de projet de travaux (DT) et les déclarations d'intention de commencement de travaux (DICT),
o Transmettre des plans réseaux aux concessionnaires en fin de phase,
o Mettre à jour du tableau de suivi et transmission d'informations au Pôle VRD.
- Préparation des dossiers rendus
o Préparer des dossiers rendus aux différentes phases d'un projet,
o Coordonner les tâches administratives en fonction des dates de rendus et des modes de transmission (papier ou dématérialisé),
o Gérer la mise en page des documents types,
o Recenser la liste des pièces du dossier,
o Contrôler la mise en page de l'ensemble des pièces du dossier selon la charte graphique de l'entreprise.
- Analyse des offres comparatives
o Vérifier les pièces administratives des entreprises,
o Élaborer les tableaux comparatifs, vérifier les écarts et préparer les tableaux d'analyse,
o Préparer des dossiers marché et suivi des signatures par les entreprises.

3. Aide au suivi de chantier des chargés d'affaires
- Assistance administrative
o Préparation et transmission des ordres de service de démarrage,
o Préparation et transmission des ordres de service de travaux modificatifs,
o Collecte et vérification des pièces administratives des entreprises et de leur sous-traitants,
o Rédaction et transmission des visas sur PEO et sur devis sur la base des commentaires fournis par les chargés d'opération,
o Collecte et classement des pièces techniques et administratives du chantier,
o Préparation des courriers à l'attention des acteurs de l'opération.

- Aide au suivi financier du chantier
o Vérification des situations d'entreprises,
o Préparation et transmission des certificats de paiement à la Maitrise d'Ouvrage,
o Suivi du paiement des situations,
o Etablissement du tableau de suivi des modifications du projet.

4. Fonctionnement des bureaux
- Standard téléphonique et accueil,
- Travaux administratifs (rédaction courriers, réception courriers et dispatching, scan.),
- Moyens généraux (commande fourniture administrative, gestion des copieurs, planning véhicule),
- Remplacement de l'assistante technique du pôle tertiaire en cas d'absence.

Experience: 4 An(s) - dans le secteur BATIMENT

Compétences: Gestion administrative du courrier,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Maitrise de l'outil informatique,Maitrise de l'orthographe et grammaire,Avoir un esprit d'analyse et de synthèse

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Rédaction de courriers