Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - Communes

Placé sous la responsabilité de la directrice au sein du service vie solidaire et inclusive / cellule inclusion, l'assistant
administratif a pour missions des tâches administratives, de gestion d'informations, de planification. Il assure l'interface entre les agents du service, les acteurs locaux et autres services communaux et externes. Il assure en particulier les missions d'accueil, d'écoute et d'orientation du public et participe aux activités et événements organisés par le service.

* Temps complet : 35h00
* Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuels (article L332-8 du code général de la fonction publique)

- Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner des appels (informer, orienter et renseigner les correspondants)
- Effectuer les relances téléphoniques
- Relever et transmettre des messages
- Enregistrer les demandes des usagers et assurer l'orientation
- Participation aux activités et événements organisés par le service
- Traitement et suivi administratif
- Organiser réunion
- Assurer le suivi de l'agenda
- Préparer, rédiger ou mettre en forme des documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Préparer, enregistrer les bons de commande
- Enregistrer et ventiler les factures
- Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi des activités du service
- Suivi administratif du personnel
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchique et DRH

-CAP/BEP souhaité
-Expériences sur un poste similaire souhaité
- Connaissance de la collectivité territoriale et de ses services
- Règles de l'expression orale et écrite
- Connaissances en matière de règles et procédures administratives du service
- Technique de secrétariat
- Techniques de prise de notes
- Vocabulaire professionnel
- Maîtrise de l'outil informatique (Libre office)
- Connaissances des techniques de travail en coopération et en transversal
- Connaissances des processus et circuits de décision de la collectivité
- Respecter la confidentialité des données traitées (RGPD)
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Être capable de construire et/ou mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV
- Être capable de communiquer efficacement : écouter, expliquer
- Être capable de collecter et de partager avec les services compétents les demandes ou besoins des porteurs de projet
- Être rigoureux et efficace (fiabilité du travail effectué, respect des délais, méthode, attention portée à la qualité du service
rendu)
- Être capable de respecter l'organisation collective du travail et la hiérarchie
- Être capable de travailler en équipe et rendre compte de son activité
- Être capable de s'adapter
- Sens du relationnel et de la communication
- Créatif et force de proposition
- Aptitude à travailler en équipe et en transversal
- Sens du dialogue et de l'écoute
- Qualités relationnelles
- Respect de la hiérarchie
- Respecter la confidentialité
- Sens de l'initiative
- Polyvalence
- Ponctualité et assiduité
- Aptitudes relationnelles : respect des relations professionnelles

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note