Assistant Administratif - Region Ile de la Reunion H/F - Conseils régionaux

Le titulaire du poste sera placé sous l'autorité du Responsable de Service de la Commande Publique. Il aura pour missions de l'assister et de participer au bon fonctionnement du service et de ses différentes cellules.

- Assister le Responsable du Service et les responsables de cellule;
- Réaliser certaines tâches essentielles au bon fonctionnement du service;
Gérer le tableau de bord et centraliser certaines données essentielles de la DAJCP ;
Gérer les modèles de documents: diffusion et mise à jour en lien avec les responsables;
Planifier et organiser les réunions préparatoires, les réunions de service, rédiger les comptes rendus.
- Répondre, orienter et informer les services et les entreprises:
Gérer les appels téléphoniques: intercepter et prendre les messages;
Gérer les courriers entrants et sortants;
Expliquer aux entreprises la dématérialisation: par téléphone et par mail ;
Gérer la boîte générique du service de la commande publique: rediriger vers les gestionnaires concernés;
Répondre aux demandes d'information des services, le cas échéant;
Rechercher divers documents pour les directions en lien avec les contrôles européens.
- Assister les gestionnaires dans la passation des marchés:
Pré-remplir et gérer les modèles types en cas d'empêchement du gestionnaire (rapport d'analyse des offres, courriers divers, rapports, fiches et arrêtés);
Gérer les demandes d'attestations fiscales et sociales, le cas échéant;
- Préparer la mise à la signature et notifier les avenants;
- Gérer des parapheurs papiers et dématérialisés: affectation, traçabilité et suivi:
Gérer la mise à la signature ;
Gérer le classement des pièces dématérialisées sous la GED.
- Envoyer les marchés au contrôle de légalité;
- Assurer la notification dématérialisée des marchés en l'absence des gestionnaires;
- Participer à l'organisation des Commission d'Appel d'Offres:
Gérer la logistique et la réservation de salle;
Préparer l'envoi des convocations;
Préparer les dossiers et les PV des affaires présentées en CAO.
- Faire les tickets sur les outils dédiés pour toute demande liée au fonctionnement du service (DSIO, DMG, etc.);
- Participer ponctuellement au processus de computation des achats et des demandes d'autorisation d'achat, en l'absence de l'agent référent.

CAPACITÉS - APTITUDES:
- Maîtrise des outils et process bureautique;
- Maîtrise des logiciels informatiques et logiciels métier;
- Connaissance des procédures de marché;
- Capacité d'accueil physique et téléphonique;
- Qualité rédactionnelle (courriers, courriels, documents de marchés);
- Qualité relationnelle;
- Capacité à tenir des tableaux de bord;
- Rigueur dans l'organisation de son travail;
- Esprit d'équipe, disponibilité et réactivité;
- Probité et respect des règles déontologiques;
- Sens du devoir de réserve, de confidentialité et discrétion professionnelle exigés.

• Accueil de la clientèle
• Traitement du courrier