Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - 13

- Accueil et orientation des administrés : Assure l'accueil physique et téléphonique du public
- État Civil : Instruit les dossiers (naissance, reconnaissance, mariage, décès, ...). Délivre les actes d'état civil (hormis signature).
- Cellule Passeport et CNI : Accueille les administrés, contrôle le dossier de demande de titre, procède à la saisie de la demande et aux remises de titres, assure le suivi des demandes, des incidents et des rejets.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).

* Activités principales :
* Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir avec amabilité le public
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Mettre en relation des correspondants
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Surveiller et contrôler les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
- Veillez à maintenir un espace d'accueil de qualité
- Signaler tout dysfonctionnement qui détériorerait les conditions d'accueil de l'usager et identifier les éventuelles améliorations possibles

* Renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Orienter et informer le public vers le service, le lieu où les interlocuteurs demandés
- Accompagner, si besoin, vers le service, le lieu où les interlocuteurs demandés

* Gestion et affichage d'informations
- Afficher et mettre à disposition tout document d'information

* Activités spécifiques :
* Préparation des mariages, assister l'élu lors de la célébration y compris les week-ends ou hors horaires habituels de travail
* Délivrance d'autorisations de fermeture des cercueils
* Appréciation du certificat médical en cas de décès
* Astreinte soir et week-end possible