Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - 13

Placée sous l'autorité de la Directrice de l'intergénérationnel, l'assistante administrative assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans la direction. Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif de la direction.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique)

Placée sous l'autorité de la Directrice de l'intergénérationnel, l'assistante administrative assure l'accueil, réceptionne et
oriente les correspondants dans la direction. Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et
assure le suivi administratif de la direction.
Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre
sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Enregistrer et ventiler des factures
Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité de la direction (bons de commande, notes de services, PV
de travaux factures...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
Remplacement des collègues en congés