Appariteur - Gestionnaire Courrier - Commune de la Ciotat H/F - Communes
Les missions du poste
Assurer toutes les opérations liées à la préparation (mises sous plis, affranchissement...), distribution et à la réception du courrier postal et/ou interne.
Réception du courrier arrivé
Ouverture des plis
Trier le courrier et préparer les différentes tournées (interne et externes)
Acheminement dans les services. Distribuer les courriers, parapheurs et autres documents/colis vers les services destinataires de la collectivité (tournée interne à l'Hôtel de Ville et externe)
Gestion des pièces mises en signatures entre services municipaux et services extérieurs.
Gestion des tarifs postaux (courrier et type d'envoi)
Assurer l'affranchissement des courriers à l'aide de la Machine à Affranchir Intelligente et/ou en utilisant les contrats postaux appropriés de façon à bénéficier des conditions tarifaires les plus avantageuses
Réceptionner et envoyer les recommandés (procurations, Mr le Maire et autres)
Transport du courrier auprès des services postaux
Veiller au suivi de la maintenance du matériel et gérer les stocks de consommables
Interlocuteur privilégié dans les relations avec La Poste et les fournisseurs de solutions d'affranchissement
Polyvalence en cas de nécessité dans le secteur « enregistrement Courrier »
CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE
Charge inférieure à 5 Kg
Utilisation du chariot pour le transport
Stage Geste et Posture
Déplacement physique ou en véhicule
Possibilité d'heures supplémentaires (Elections Samedi et Dimanche + Ouverture et Fermeture de l'Hôtel de Ville pour la célébration des mariages 1 samedi sur 2)
Poste non admissible au télétravail
Le profil recherché
Sens de l'organisation, méthodologie et rigueur
Connaître les services et compétences de la Collectivité
Connaître les différentes institutions locales
Connaître les règles et procédures liées aux circuits de documents
Connaître le fonctionnement et tarifs des services postaux
Connaissance de l'outil informatique (Internet, Intranet, machine à affranchir, logiciel courrier)
Discrétion, secret professionnel et devoir de réserve
Conscience professionnelle
Amabilité
Disponibilité et patience
Sérieux et efficacité
Garant de l'image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte)
Ponctuellement : l'agent sera en charge d'accompagner l'élu référent pour la célébration des mariages.
FORMATION(S) REQUISE(S)
Permis B
CAP/BEP ou équivalence professionnelle dans le domaine administratif.
Compétences requises
- Traitement du courrier
- Sens de l’organisation
- Patience