Assistant Administratif Polyvalent au Sein du Ccas H/F - Mairie de Ceyreste

Le CCAS de la commune de Ceyreste anime une action générale de prévention et de développement social dans la commune, en liaison étroite avec les institutions publiques et privées.
L'agent administratif exerce, au sein du CCAS, une mission d'accueil et d'orientation des usagers du service ainsi qu'un rôle de secrétariat au sein de l'établissement.
En direction des usagers, il ou elle assure le pré-accueil social, l'orientation du public ainsi que l'accompagnement dans certaines démarches administratives.
Il ou elle s'attache, dans le cadre de ses missions et de ses relations avec le public, à maintenir et développer un lien de proximité entre l'institution et les usagers du service.
En qualité d'agent d'accueil du CCAS, vous êtes en charge de l'accueil physique, téléphonique et de l'orientation du public. Pour cela, vous analysez le besoin de l'usager, le renseignez sur sa première demande. Vous l'orientez vers le bon interlocuteur/prenez les rendez-vous. Vous dispensez des informations d'ordre général sur toute question administrative ou sociale et sur les dispositifs de droits communs.
Vous accompagnez les usagers dans leurs démarches administratives et dans l'utilisation des services numériques utiles dans la vie quotidienne.

En qualité de secrétaire du CCAS, vous assistez l'équipe du CCAS dans l'organisation opérationnelle du service (gestion de planning, préparation de réunions, rédaction de compte-rendu, de courriers...). Vous assurez le suivi de tableaux de bord, statistiques et éléments chiffrés du service. Vous traitez les arrivées et départs du courrier interne (bordereaux d'envois, courriers de mise à disposition...). Vous constituez et actualisez un fond de documents d'information pour les agents du service et le public.

Vous participez à la gestion administrative du CCAS. Vous participez à la vie du Conseil d'administration du CCAS (organiser les séances, convoquer les membres, mettre en forme les dossiers, classer les actes administratifs...).
Enfin, vous apporterez votre aide à la gestion de la banque alimentaire en assurant la manutention (chargement/déchargement des denrées alimentaire, préparation des colis, étiquetage et le rangement des denrées et la distribution aux administrés concernés).

Vous avez de bonnes connaissances en matière de fonctionnement d'une CCAS et plus largement de l'environnement des collectivités territoriales. Vous maitrisez les techniques d'accueil et d'écoute.
Vous avez des notions en matière de gestion administrative. Vous maitrisez les outils informatiques.
Vous avez le sens du service public et une appétence pour l'action sociale. Vous souhaitez mettre en application vos qualités relationnelles et rédactionnelles dans un établissement tourné vers le public. Vous savez faire preuve de discrétion professionnelle et respecter rigoureusement la confidentialité des dossiers.
Connaissance et respect des valeurs du service public (égalité, laïcité.).
Vous êtes polyvalent(e), à l'écoute et disponible. Enfin, vous êtes capable de prendre le recul nécessaire sur des situations complexes.

Contrat à temps non-complet (50%).
Horaires du lundi au vendredi de 08h30 à 12h.
Pas de télétravail possible.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Participer à l'organisation d'événements internes,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.

• Statistiques
• Gestion de l'emploi du temps
• Reporting
• Logiciels bureautiques
• Colisage
• Compte-rendu
• Traitement du courrier
• Manutention
• Empathie