Coordinateur Admnistratif et Operationnel des Evenements - Commune de la Ciotat H/F - Communes

COORDINATEUR ADMNISTRATIF ET OPERATIONNEL DES EVENEMENTS

Définition : Sous la responsabilité hiérarchique du DGA Promotion de La ville, assurer la coordination administrative, technique et opérationnelle des manifestations organisées ou soutenues par la Ville de La Ciotat, en garantissant leur bonne préparation, leur déroulement et leur évaluation, dans le respect des orientations municipales, des règles de sécurité, du contrôle propreté et des contraintes budgétaires.

Activités du poste :
Coordination des événements
- Assurer le suivi administratif et opérationnel du calendrier des manifestations municipales
- Participer à la préparation des événements avec les élus, les directions et les partenaires.
- Veiller au respect des échéances et des plannings.

Coordination interservices
- Être l'interlocuteur privilégié entre les différents services mobilisés.
- Coordonner les besoins des services techniques, de la logistique, de la sécurité, de la communication et du protocole.
- Veiller à la bonne circulation de l'information.
- Assurer une présence opérationnelle pendant les manifestations pour notamment gérer les imprévus.
Suivi administratif
- Constituer et suivre les dossiers administratifs des manifestations.
Relations avec les partenaires
- Assurer le lien avec les associations organisatrices.
- Suivre les relations avec les prestataires.
- Participer à l'accueil des partenaires institutionnels.
Évaluation
- Réaliser les bilans des manifestations.
- Identifier les axes d'amélioration.
- Mettre à jour les procédures et outils de suivi.

APTITUDE(S) REQUISE(S) POUR LE POSTE
Savoirs
- Fonctionnement des collectivités territoriales.
- Organisation événementielle.
- Procédures administratives.
- Réglementation des manifestations publiques.
- Notions relatives à la sécurité des événements.
- Commande publique (notions).
- Outils bureautiques et logiciels de planification.
Savoir-faire
- Organiser plusieurs dossiers simultanément.
- Planifier les interventions.
- Coordonner des équipes et des partenaires.
- Rédiger des documents administratifs.
- Pro activité et anticipation
- Prioriser les urgences.
- Gérer les imprévus.
- Rendre compte à la hiérarchie.
Savoir-être
- Sens du service public.
- Rigueur.
- Organisation.
- Réactivité.
- Disponibilité.
- Discrétion professionnelle.
- Qualités relationnelles.
- Diplomatie.
- Esprit d'équipe.
- Capacité d'anticipation.
- Polyvalence
FORMATION(S) REQUISE(S)
CAP/ BEP, Bac dans le domaine technique, logistique ou équivalence professionnelle.
CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE
Disponibilité indispensable (week-end compris)

• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Pro-activité
• Management d'équipe
• Réactivité