Agent d'Accueil - Secretariat - Commune de la Ciotat H/F - Communes

En charge de l'accueil du public, l'agent assume aussi le secrétariat et la gestion administrative du service Petite Enfance.

Accueil du Public :
Accueil physique et téléphonique
Informations sur le fonctionnement des structures
Informations sur les préinscriptions et les inscriptions sur liste d'attente

Secrétariat :
Saisie des dossiers d'inscription sur TECHNOCARTE (logiciel des structures d'accueil)
Suivi de la liste d'attente en relation avec les familles
Attribution des places :
o Contact avec les familles en vue d'affiner les besoins
o Courriers d'attribution
o Répartition dans les structures
o Relations téléphoniques avec les directrices de structure
Traitement des courriers en rapport avec les places d'accueil
Etablissement des contrats d'accueil
Référente portail GMA et suivi des demandes de réservations.

Missions secondaires (remplacement sur congés, renfort ponctuel) :
Gestion administrative des dossiers du personnel des structures (formation, absences, congés, visites médicales)
Assistance au personnel des structures pour l'utilisation du logiciel TECHNOCARTE
Enregistrement du courrier
Gestion des petits travaux
Suivi des conventions de stage
Préparation des ordres de missions
Elaboration des notes et rapports nécessaires au fonctionnement du service

Sens du contact
Amabilité
Disponibilité
Rigueur
Organisation

FORMATION(S) REQUISE(S)

Bonne maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, TECHNOCARTE)

• Sens du relationnel
• Accueil de la clientèle
• Excel
• Word
• Traitement du courrier