Assistant Administratif - Communaute Intercommunale Reunion est H/F - Structures de coopération territoriale

Le(la) secrétaire administratif(ve) assure l'accueil, la réception et l'orientation des correspondants dans la Direction aussi bien physique que téléphonique. Elle apporte un appui à la Direction ou aux Responsables en termes d'organisation, de gestion, suivi administratif, de classement, d'archivage et de gestion du service.

Missions principales :
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services ;
- Traitement du courrier externe dans les différentes administrations
(du Président et des élus) ;
- Préparation des bureaux et Conseil Communautaires (rapport, convocation...) ;
- Conception de supports d'information (répertoire, note d'information...) ;
- Gestion du temps (planning congés, réservation de la salle de réunion) ;
- Suivi de commande (achats, produits d'entretien) ;
- Traitement du courrier interne dans les différents services de la CIREST ;
- Classement et archivage de dossiers ;
- Réalisation des divers travaux de bureautique ;
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs ;
- Rédaction de lettres administratives.

Missions complémentaires :
- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Renseignement et orientation public ;
- Gestionnaire de l'archivage des documents de la CIREST

Connaissances
- Savoir lire et écrire ;
- Savoir situer les différents services de la CIREST ;
- Connaissance du règlement intérieur ;
- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet.

Compétences techniques
- Techniques d'accueil, règles de communication ;
- Organisation et activités des services ;
- Techniques de communication téléphonique ;
- Techniques et outils de communication ;
- Techniques de secrétariat ;
- Techniques de recherche d'information ;
- Techniques de gestion de planning.

Aptitudes/compétences relationnelle
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils ;
- Contacts directs et permanents avec le public ;
- Relations fréquentes avec l'ensemble des services ;
- Relations avec des fournisseurs ;
- Relations avec d'autres collectivités ;
- Etre discret ;
- Confiance ;
- Être disponible
- Faire preuve de discrétion

• Accueil de la clientèle
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique