Chargé Administratif et Financier H/F - Service Public

Le projet ECOUBAT, porté par l'académie de La Réunion, se concentre sur le développement de solutions pour la ville durable et les bâtiments innovants en milieu tropical. Il vise à anticiper les besoins en compétences dans le domaine de la construction durable en mettant en place des actions autour de trois piliers : la formation, la valorisation des métiers et la recherche & développement. Le projet est financé par le GIP-FCIP de La Réunion, et il nécessite une gestion administrative et financière rigoureuse pour assurer son bon déroulement.

Au sein du GIP-FCIP, le chargé administratif et financier ou la chargée administrative et financière est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du directeur du GIP-FCIP, ainsi que sous l'autorité fonctionnelle de l'adjoint au DRAFPIC. Il ou elle aura pour mission de garantir la gestion efficace des aspects financiers et administratifs du projet ECOUBAT. Il/elle sera responsable du suivi budgétaire, de la gestion des ressources et de la conformité administrative.

MISSIONS

A. Gestion administrative

- Piloter la gestion administrative globale du projet (suivi des dossiers, respect des procédures, gestion documentaire)
- Assurer la liaison avec les partenaires du projet, les prestataires et les institutions pour garantir le respect des échéances et obligations contractuelles
- Gérer les contrats, conventions et autres documents administratifs
- Assurer les passations de contrat de prestations
- Assurer le suivi des contrats, notamment des engagements pour alimenter la planification budgétaire
- Lancer les audits annuels, puis collecter et vérifier la conformité des preuves justificatives
- Contrôler l'archivage et garantir la conformité de l'ensemble des documents liés aux activités du projet (factures, feuilles d'émargement, etc.) et si nécessaire assurer la transmission des pièces justificatives au bailleur

B. Suivi financier

- Élaborer et suivre le budget global du projet en lien avec les objectifs financiers fixés
- Assurer le suivi des engagements juridiques auprès des parties prenantes (partenaires, financeurs, prestataires...)
- Mettre en place des tableaux de bord financiers pour suivre l'exécution des dépenses et des recettes, en s'assurant de leur conformité avec les prévisions budgétaires et de l'éligibilité selon de règlement financier de l'AMI
- Gérer les flux financiers (paiements, factures, subventions) et veiller à la bonne utilisation et répartition des fonds alloués au projet
- Préparer les bilans financiers et les rapports d'activité financiers pour les partenaires et financeurs
- Assurer le reporting financier en prévision des comités de pilotage et techniques, ainsi que le reporting auprès du bailleur
- Participer à la préparation budgétaire et à la clôture des exercices comptables des éléments liés au projet
- Assister l'équipe projet dans la gestion des dépenses de fonctionnement du projet

C. Qualité

- Assurer la conformité des procédures administratives et financières aux réglementations en vigueur et aux exigences des financeurs
- Participer aux évaluations et audits du projet et contribuer à la production des rapports d'évaluation

PROFIL RECHERCHE

Savoirs:

- Connaissance approfondie des principes de la comptabilité publique et privée.
- Maîtrise des mécanismes de gestion de projets financés par des fonds publics ou privés (subventions, appels d'offres, etc.).
- Connaissance des normes et règlements en vigueur liés à la gestion administrative et financière (audit, reporting, fiscalité).
- Connaissance des processus de passation de contrats et conventions (partenaires publics, privés).
- Connaissance des outils de suivi réglementaire et des exigences en matière de conformité (audits, rapports financiers).
- Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion de projet (ERP, tableurs avancés).

Savoir-faire :

- Capacité à élaborer et gérer des budgets en respectant les contraintes financières et en optimisant l'utilisation des ressources.
- Suivi rigoureux des dépenses et des recettes, en créant des tableaux de bord.
- Rédaction et gestion de contrats, conventions et documents administratifs.
- Capacité à gérer des audits et à préparer les rapports financiers et administratifs.
- Capacité à anticiper les besoins et à gérer les priorités dans un contexte complexe.

Savoir être :

- Organisation efficace pour respecter les délais et assurer le suivi rigoureux des procédures.
- Capacité à prendre des initiatives pour anticiper les besoins administratifs et financiers du projet.
- Bonne communication et sens du travail en collaboration avec des partenaires internes et externes.
- Capacité à coordonner et à coopérer avec les différents acteurs du projet.

• Tableur
• Logiciels bureautiques