Secrétaire de DirectionK-Oi - Dir H/F - Direction Générale de l'Aviation Civile (DGAC)

Sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe du SNA/OI

Assistance pour la Direction :
Assure la gestion du courrier arrivée et sa diffusion
Assure la gestion du courrier départ et son classement
Gère l'agenda du chef de service
Saisit, met en forme et valorise les supports écrits (courriers, comptes-rendus)
Assure la diffusion et l'archivage de la documentation, des notes et des plannings, participe à leur mise à jour
Assure la gestion de l'annuaire, de l'organigramme et du trombinoscope du SNA/OI
Prépare et présente à la signature de la cheffe du SNA-OI le tableau de service et en assure la diffusion
Assure l'accueil téléphonique de la Direction
Assure la gestion de la presse écrite papier et électronique
Réalise une mini-revue de presse aéronautique à partir des journaux locaux et la diffuse à la Direction
Organise les réunions à la demande de la cheffe du SNA
Participe à la préparation de dossiers en liaison avec les unités concernées (réunions, séminaires, formations locales)

Contribution au SMI de la DSNA :
- Organise les revues de processus pilotées par la direction (m1, m2, s1, s2 et s3)
- Recueille en coordination avec le RSMI les éléments nécessaires aux revues de processus pilotées par la direction et en rédige les comptes-rendus
- Participe aux réunions de direction du SNA-OI

Assistance administrative aux agents :
Accueil et oriente les visiteurs : public, prestataires de service
Participe à l'accueil des nouveaux arrivants et à la gestion des départs des agents
Réceptionne et enregistre les documents d'aptitude médicale des contrôleurs
Transmet au SIR les documents de type RH

Soutien financier
Assure le suivi des demandes d'achat, des bons de commande et des constatations de service fait pour le SNA

Soutien logistique
Assure la gestion des fournitures de bureau
Suit l'entretien du télécopieur du BRIA et en assure l'approvisionnement en consommables
Effectue les demandes d'achats et les services faits (eau, fournitures)
Assure la gestion des demandes de travaux avec le SIR-OI LOG et le SNIA-OI
Gère les demandes d'habilitation préfectorale et les badges des nouveaux arrivants et des renouvellements
Assure la mise à jour de l'annuaire téléphonique, de l'organigramme du service et du trombinoscope

Niveaux de compétence : Niveaux*
[1- Élémentaire, 2- Général, 3- Détaillé, 4- Expertise]

Savoir-faire
- Travailler avec rigueur et régularité - 3
- Accueillir et prendre des messages - 3
- Enregistrer et gérer le courrier - 3
Saisir et mettre en forme des documents - 3
- Faire preuve de discrétion professionnelle - 4

Connaissances
- Communication - 4
- Gestion documentaire -4
- Maîtrise des logiciels bureautiques - 4
- Connaissance de l'organisation administrative - 3

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique