Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - Communes

En charge du suivi administratif, de la constitution des dossiers liés aux Plans Communaux de Sauvegarde (PCS) et à la Réserve Communale de Sécurité Civile, accompagne et soutient le référent communal dans ses missions.

Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).

1. Traitement et suivi administratif

Accueil du public :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la cellule risque majeur.
- Fournir des renseignements adaptés dans le domaine d'activité de la cellule.

Préparation et gestion de dossiers spécifiques :
- Constitution et mise à jour des dossiers suivants.
- Dossiers des réservistes de la Réserve Communale de Sécurité Civile.
- Suivi des heures effectuées et des missions réalisées par les réservistes sur l'année.
- Saisie et traitement de différents types de devis.

Rédaction et mise en forme de documents :
- Préparer, réactualiser, rédiger ou mettre en forme les documents nécessaires à l'activité de la cellule.
- Mettre les documents à la signature (courriers, dossiers, autorisations administratives) en collaboration avec les services internes et externes.

Classement et archivage :
- Classer et archiver les documents selon les procédures en vigueur.
- Assurer la reprographie des documents nécessaires.

2. Traitement et suivi des dossiers spécifiques

- Vérifier la conformité et la complétude des pièces fournies pour la constitution des dossiers spécifiques.
- Alimenter et mettre à jour régulièrement les tableaux de bord.

*Connaissances

- Capacité à acquérir rapidement des notions liées au domaine d'activité de la cellule et des métiers associés.
- Bonne connaissance des réglementations et procédures administratives applicables.
- Bonne connaissance du territoire

*Compétences techniques

- Maîtrise de l'environnement professionnel et des informations relatives aux services.
- Capacité à rédiger des documents administratifs conformes aux standards requis.
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques nécessaires à l'activité.
- Capacité à organiser et gérer les priorités de manière autonome.
- Aptitude à comprendre, filtrer et orienter efficacement les demandes et correspondances.
- Capacité à gérer les situations de stress et à s'adapter rapidement aux urgences.
- Techniques de recherche documentaire pour l'activité.

*Aptitudes relationnelles

- Sens de la rigueur et de l'organisation.
- Capacité à communiquer avec diplomatie et amabilité.
- Respect strict de la confidentialité des informations.
- Esprit d'équipe et collaboration avec les collègues et partenaires.
- Capacité à accueillir avec professionnalisme et courtoisie les réservistes.

*Moyens nécessaires

- Ordinateur et imprimante.
- Photocopieur, scanner et fax.

• Logiciels bureautiques
• Classement des dossiers
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier