Assistant Administratif·ive - Commune de Saint Paul H/F - 13

Placé sous la responsabilité de la Directrice, l'assistant administratif a pour missions des tâches administratives, de gestion d'informations, de planification. Il assure l'interface entre les agents du Service Santé et Bien-Être du Citoyen et du Service Actions et Animations Sociales, les acteurs locaux et autres services communaux et externes.

Temps complet : 35h00 (recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique)

- Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner des appels (informer, orienter et renseigner les correspondants)
- Effectuer les relances téléphoniques
- Relever et transmettre des messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des services

- Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme des documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Préparer, enregistrer les bons de commande
- Enregistrer et ventiler les factures
- Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi des activités du service

- Traitement et suivi administratif des dossiers du service
- Réaliser et préparer des documents administratifs (notes internes, fiches de suivis, rapport d'accident, Procès-Verbaux...)
- Recueillir et traiter les informations en liens avec les actions du service
- Suivre et actualiser les outils de pilotage et de planification
- Référent Administratif
- Création et suivi des bons de commandes
- Préparer des dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV de travaux, factures...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord

- Suivi administratif du personnel

- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchique et DRH