Assistant de Direction - Conseil Departemental de la Reunion H/F - 13

Un poste d'Assistant de direction (H/F) est à pourvoir à la Direction des Bâtiments et du Patrimoine - Direction.
Sous l'autorité du Directeur, l'agent apporte une aide permanente et individuelle à un directeur de service ou de structure en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil de classement et suivi de dossiers. Il/elle contribue au bon fonctionnement de la Direction et à faciliter les échanges internes/externes.

- Assurer l'accueil physique et/ou téléphoniqueAccueillir, renseigner et orienter les usagers (accueil physique et téléphonique).

- Gérer les courriersTraiter les courriers « arrivée » et « départ ».

- Mettre en forme et présenter des dossiers
- Vérifier la qualité des documents administratifs liés à l'activité du service
- Suivre l'agenda du directeurOrganiser les réunions et les déplacements du directeur.

- Réceptionner et diffuser des informationsGérer les sollicitations extérieures.
- Diffuser des informations générales à l'ensemble des agents.
- Mettre à jour les informations auprès des différents services de la DBP.

- Suivre des projets et/ou activités priorisés par la directionGérer les dossiers RH et formations de la DBP en concertation avec la DORH et la DSTAP.
- Coordonner l'activité des autres collaborateurs chargés de la gestion administrative de la direction.

- Gérer ou piloter un projet ou une activité en direct avec le directeurParticiper aux réunions de coordination.

- Assurer une veille stratégique
- Faciliter les échanges entre la direction et les partenaires internes et externes
- Classer et/ou archiver les dossiers du service
- Être le référent informatique de sa directionIntervenir au 1er niveau en qualité d'administrateur du parc de sa direction sur les équipements des utilisateurs (installation de logiciels mis à disposition par la DSID, imprimantes, mises à jour, etc.), sous réserve de disponibilité et de disposer des compétences requises.
- Recenser sur Easy Vista les demandes d'interventions pour les agents de sa direction.

- Être le référent informatique de sa directionParticiper aux réunions du réseau des référents informatiques et visioconférences organisées par la DSID
- Être le relais de proximité et le point de contact dans sa direction pour la DSID (équipements, inventaire du parc, interventions simples, projets).