Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - 13

L'assistant(e) administratif(ve) assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif du service.

Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).

*Activités principales

Accueil téléphonique et physique

- Réceptionner les appels informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services

Traitement et suivi administratif

- Enregistrer le courrier départ/arrivée reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Enregistrer et ventiler des factures

Traitement et suivi des dossiers spécifiques

- Préparer les dossiers spécifiques: vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV de travaux factures...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord

Suivi administratif des personnels

- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchie et DRH