Assistant de Direction - Ctre Intercommunal d'Action Sociale H/F - 13

Apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Activités/ Compétences
Organisation de la vie professionnelle du responsable
- Organise l'agenda et prend des rendez-vous en fonction des priorités du responsable
- Rappelle les informations importantes et transmet des messages
- Organise les déplacements du responsable
- Établit une relation de confiance avec le responsable

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prend des notes et met en forme tous types de courriers
- Réalise la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organise le classement et l'archivage des dossiers
- Effectue la distribution des courriers entrants aux différents services

Suivi des projets et activités de la direction
- Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Suit l'exécution budgétaire du service
- Renseigne des tableaux de suivi des activités du service

Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Renseigne les interlocuteurs et relaie si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapte son discours en fonction de l'interlocuteur
- Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions
- Rédige les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l'élu
- Respecte les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prend des notes lors des réunions et rédige les comptes-rendus

Organisation et suivi des conseils d'administration
En lien avec le référent des instances délibérantes en matière d'organisation et de suivi des conseils d'administration :
- Organise les réunions de l'instance en s'assurant que le quorum soit atteint
- Prépare et transmet les dossiers aux administrateurs dans les délais impartis
- Rédige et transmet des délibérations au contrôle de légalité
- Edite divers actes administratifs (conventions, arrêtés...)