Assistant de Direction - Ctre Com Action Sociale de Saint Benoi H/F - 13

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur du CCAS, est en charge d'apporter une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

1 / Missions principales : Apporte une aide permanente au directeur du CCAS
concernant son organisation professionnelle (organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du
directeur)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique Suivi des projets et activités de la direction Accueil téléphonique
et physique
de la direction générale (renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, recevoir,
filtrer et
transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques) Organisation et planification des réunions 2/
Assure le
secrétariat des assemblées (Conseil d'administration) : Participer à la préparation : convocations, préparation des projets
de
délibérations, préparation de la salle, porte documents, envoi des dossiers aux membres, mettre en forme les
délibérations,
dématérialisation des actes transmis en préfecture, mettre en forme les comptes rendus pour le registre, tenir à jour le
recueil des
délibérations et des actes administratifs, assurer la mise à jour des archives 3/ Encadrement des stagiaires du service 4/
Activités
secondaires : Gérer le planning des congés des agents rattachés à la direction Assurer l'organisation logistique des
réunions en
concertation avec le directeur Renseigner des tableaux de suivi des activités du service (statistiques, tableau de bord)
Mise en forme
du rapport annuel d'activités, des bilans d'actions Aide sur les projets proposés par la direction et les élus : formalisation,
communication, courriers...