Responsable des Affaires Générales et des Moyens - Caisse des Ecoles de Saint Paul H/F - 13

Le (la) responsables des affaires générales et des moyens a pour mission de superviser, de planifier et de coordonner les procédures au sein de la Caisse des Écoles.

Activités principales
- Gestion administrative
- Rédiger et transmettre les différents courriers
- Réceptionner et vérifier le courrier la Direction départ/arrivé, ainsi que les navettes des parapheurs
- Concevoir et suivre les outils de coordination, de planification, et d'évaluation: outils de pilotage, tableaux de bord, retroplanning....
- Assurer l'interface avec les partenaires (internes et externes) sur le plan administratif
- Veiller à l'archivage des fonds documentaires
- Utiliser les logiciels et les progiciels
- Réagir rapidement face à des situations d'urgence et adapter les interventions face aux imprévus
- Maitriser les circuits administratifs interne et externes en collectivités locales
- Assurer le portage et le suivi des projets d'école, classes de découvertes
- Être présent à des réunions projets
- Veiller au respect des procédures existantes
- Vérifier l'organisation logistique d'événements
- Piloter le travail d'interface avec les services municipaux
- gestion des problématique de ressources humaines des Assistants Administratifs aux directions d'écoles

- Instance de la caisse des écoles / assemblée générale
- Préparer, rédiger et suivre les délibérations
- Préparer et organiser la logistique des réunions et des instances
- Assurer la programmation des instances, préparer les dossiers
- Assurer le suivi administratif des décisions des Comités de la Caisse des écoles (actes, arrêtés, délibérations...)
- Appuyer les directions et services dans la rédaction de leurs actes
- Etudier les rapports et les projets de délibération transmis par les services
- Assurer le suivi des questions posées par les membres du Comité de la Caisse des Ecoles
- Rédiger le procès-verbal des séances, les comptes rendus, présentations, diaporamas,... en lien avec les services
- Valider et rédiger les projets dans le logiciel de gestion des actes administratifs
- Alimenter les retroplannings afférents aux instances et réunions
- Recueillir les actes administratifs
- Piloter la signature des actes
- Assurer la transmission et la diffusion des documents (contrôle de légalité, affichage légal...)
- Réaliser le suivi des dossiers et organiser le classement et l'archivage des dossiers