Assistant des Elus - Commune de la Possession H/F - 13

Rattaché(e) au Cabinet du Maire et placée sous l'autorité hiérarchique du Directeur de Cabinet vous assurez les missions relatives à l'accueil, au secrétariat des élus, la gestion administrative et à l'événementiel.
Temps de travail : temps complet

Vos missions principales sont les suivantes :

Mission Accueil :
- Accueil public et téléphonique
-Orientation du public vers les services concernés
-Relation avec les services municipaux
-Assurer la réception des usagers pour les élus

Secrétariat des Elus :
-Gestion des agendas d'un portefeuille d'élus
-Préparation et organisation et suivi des demandes de rendez-vous
-Mise en place des réunions
-Préparation des dossiers ou documents nécessaires aux réunions
-Gestion du planning de la salle du Conseil Municipal
-Communication des évènements aux élus et faire en sorte que la représentation de la ville soit assurée dans les différentes manifestations
-Gestion du quorum pour les conseils municipaux
-Suivi des convocations aux différentes réunions extérieures
-Dispatcher les courriers des élus

Gestion administrative :
-Préparation courrier à la demande des élus et mise en forme de documents divers
-Gestion des mails et des parapheurs des adjoints
-Gestion du planning des astreintes et des mariages
-Organisation des demandes de rendez-vous des adjoints et enregistrement des fiches d'audiences
-Classement et archivage
-Gestion des jurys d'entretien pour un portefeuille d'élus
-Gestion financière et budgétaire
-Enregistrement et suivi des doléances de la ville
-Édition des bons de commande

Évènementiel :
-Suivi des évènements en lien avec les services et les élus
-Appui aux services dans le cadre de l'organisation des évènements
-En lien avec les porteurs de projets pour le suivi des évènements
-Référente au cabinet auprès de la Maison des Associations et de l'évènementiel

Vos activités principales sont les suivantes :
Gestion des agendas (élus)
Accueil physique et téléphonique
Recevoir, orienter et traiter les messages
Prise de rdv selon des créneaux pré définis (agents / citoyens / prestataires extérieurs)

Vos activités secondaires les suivantes :
Relations avec les services municipaux (astreintes & mariages)
Reprise des tâches des collègues en leur absence

Vos activités occasionnelles sont les suivantes :
Suivi des réunions des élus communautaires et assurer l'agenda de ces élus
Gestion des Jurys d'entretien

Lieu : bureau au sein du cabinet du Maire
Temps de travail : temps complet