Assistant Administratif - Ctre Intercommunal d'Action Sociale H/F - 13

Réalise le traitement administratif de dossiers et transmet les informations pour le compte du service ou du responsable. Assiste le responsable dans l'organisation du travail de l'équipe. Peut prendre en charge le suivi complet de certains dossiers

Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes, mettre en forme ou rédiger tous types de documents administratifs
Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des
messages électroniques
Enregistrer ou saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et
réglementaires
Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes, le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer I'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels