Assistant - Commune de Saint Joseph H/F - 13

Sous la responsabilité du Directeur de la médiathèque, l'assistant administratif assurera les missions suivantes:
* Accueil et orientation des usagers : fournir des renseignements au public en présentiel, par téléphone ou par courriel
* Gestion administrative : traiter les courriers, enregistrer les données, gérer les dossiers administratifs et en assurer le suivi
* Rédaction de documents : rédaction de notes, comptes-rendus, courriers ou rapports administratifs
* Organisation logistique : gestion des agendas, préparation de réunions et coordination des plannings
* Soutien à la dématérialisation : mise à jour des bases de données et utilisation des outils numériques de gestion

Mission 1 : Accueil physique des publics
* Assurer un accueil chaleureux et professionnel du public, en présentiel comme à distance.
* Prendre et transmettre des messages avec précision et rigueur.
* S'exprimer de manière claire et accessible, en reformulant si nécessaire les demandes pour en garantir la compréhension.
* Faciliter l'expression des besoins des usagers et s'assurer de leur bonne prise en compte.

Mission 2: Accueil téléphonique
* Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques vers les services ou interlocuteurs compétents.
* Traduire les termes techniques ou professionnels en un langage simple et compréhensible pour tous les publics.

Mission 3: Gestion administrative et suivi des dossiers
* Classer, archiver et mettre à jour les documents administratifs (courriers, dossiers, registres).
* Préparer, saisir et suivre les documents officiels (notes, comptes-rendus, tableaux).
* Assurer le suivi des dossiers en cours et relancer si nécessaire.
* Organiser et préparer les réunions (convocations, ordres du jour, comptes-rendus).
* Gérer les agendas et planifier les rendez-vous pour les équipes ou les responsables.
* Assurer la réservation des salles, du matériel ou des prestataires externes.