Manager Opérationnel - Commune de Saint Louis H/F - 13

Rattaché.e à la direction générale des services le.la manager opérationnel aura pour missions :
- Apporter au Maire une assistance administrative constante et réactive en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers (version numérique et papiers)
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des administrés et de tous types de publics
- Orienter le public vers les différents services et prioriser la demande citoyenne selon son degré d'urgence
- Coordonner la gestion et le suivi du courrier des administrés au maire
- Gérer les parapheurs en liaison avec la direction de cabinet, la direction générale des services et le secrétariat général
- Réalisation de reportings des demandes aux services et au cabinet et contribuer au bon suivi de la demande citoyenne
- Déclinaison opérationnelle d'un agenda complexe et coordination de l'organisation des rendez-vous citoyens
-S'assurer de la remontrée des éléments d'information, notes de synthèse et autres éléments de langage utiles au Maire avant ses RDV et déplacements

Accueil physique et téléphonique des administrés :
- Accueillir le public sur place ou par téléphonique avec amabilité
- Recevoir et orienter les appels
- Identifier et gérer la demande citoyenne et son degré d'urgence

Gestion du courrier et des courriels du Maire
- Réception du courrier/courriels , tri et transmission
- Mise en forme / rédaction de tous types de courriers
- Classement et archivage

Gestion des parapheurs
- Enregistrement des parapheurs arrivés et sortants
- Priorisation de la mise en signature selon les degrés d'importance et d'urgence
- Transmission des orientations du Maire aux différents services et suivi des retours

Organisation des réunions et autres RDV du Maire et préparation des dossiers correspondants
- Organiser l'agenda et prendre des rendez vous en fonction des priorités du Maire et des nécessités liées aux situations individuelles ou aux dossiers
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ( téléphoniques ou mails)
- Gestion des demandes de RDV du Maire reçues à l'accueil de la mairie
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus
- Interlocuteur des élus, des différents services de la collectivité, des organismes extérieurs et des administrés

Suivi des projets et activités
- Fixer les priorités dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat du maire
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service