Assistant de Direction - Communaute d'Agglomeration du Sud H/F - 13

L'assistant(e) de direction apporte une aide permanente au directeur/trice de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Organisation de l'agenda du directeur de service :
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Organiser les déplacements

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités de la direction :
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Suivre l'exécution budgétaire du service
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
* Préparer des conseils communautaires (lien avec différents services de la direction afin de veiller au retroplanning, regroupement des affaires, traitement(mise en forme) des affaires...)
* Assurer le suivi des affaires CC de la direction (information des opérateurs, vérification de la mise en ½uvre des conventions et gestion sur le commun etc.

Accueil téléphonique et physique au secrétariat :

Organisation et planification des réunions :
* Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur
* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Assistance administrative RH et financière :
* Gère le courrier arrivé / départ
* Gère les parapheurs arrivé / départ
* Assure la liaison et la transmission des absences (congés, mission...) à la Direction des Ressources Humaines
* Suivi des éléments comptables (factures, BC...)