Agent Accueil et Administratif - Commune de la Ciotat H/F - 13

En charge de l'accueil du public, l'agent assume aussi le secrétariat et la gestion administrative du service Petite Enfance.

Accueil du Public :
? Accueil physique et téléphonique
? Informations sur le fonctionnement des structures
? Informations sur les préinscriptions et les inscriptions sur liste d'attente

Secrétariat :
? Saisie des dossiers d'inscription sur TECHNOCARTE (logiciel des structures d'accueil)
? Suivi de la liste d'attente en relation avec les familles
? Attribution des places :
o Contact avec les familles en vue d'affiner les besoins
o Courriers d'attribution
o Répartition dans les structures
o Relations téléphoniques avec les directrices de structure
? Traitement des courriers en rapport avec les places d'accueil
? Etablissement des contrats d'accueil
? Référente portail GMA et suivi des demandes de réservations.

Missions secondaires (remplacement sur congés, renfort ponctuel) :
? Gestion administrative des dossiers du personnel des structures (formation, absences, congés, visites médicales)
? Assistance au personnel des structures pour l'utilisation du logiciel TECHNOCARTE
? Enregistrement du courrier
? Gestion des petits travaux
? Suivi des conventions de stage
? Préparation des ordres de missions
? Elaboration des notes et rapports nécessaires au fonctionnement du service